Le e-Learning permet-il vraiment de réduire ses coûts de formation ?
On entend souvent dire que le Digital Learning permet de réduire les coûts de la formation professionnelle. Mais à quelles conditions ? Et comment chiffrer le gain pour l’entreprise ? Surtout, au-delà des coûts, ne faut-il pas mieux s’attacher au ROI ? Explications.
Formation : coûts directs et indirects
Si la nécessité de former les collaborateurs – formation initiale et continue – est unanimement reconnue par les entreprises, le coût de la formation met parfois un frein à leurs ambitions. D’autant plus quand l’entreprise prend conscience des différents coûts directs et indirects de la formation.
Coûts directs de la formation
- conception de la formation,
- production des supports,
- animation des sessions,
- location d’une salle et de matériel…
Coûts indirects liés à la formation
- transport,
- hébergement et restauration,
- gestion administrative des formations,
- baisse de productivité lorsque la formation est dispensée sur le temps de travail…
Toutes ces charges mises bout à bout, une formation en présentiel peut vite être très onéreuse pour l’entreprise. Surtout quand les collaborateurs à former sont nombreux et répartis sur différents sites éloignés.
Le e-Learning pour réduire les coûts indirects de la formation
De ce point de vue, le e-Learning peut apparaître comme LA solution pour réduire les frais liés à la formation. S’il implique toujours des coûts directs de conception des formations et de mise à disposition des modules, le Digital Learning permet de réduire – voire de supprimer – de nombreux frais indirects.
Les coûts de déplacement et d’hébergement sont effacés, la baisse de productivité est réduite, car les formations sont réparties en modules étalés dans la durée. Le stress et la désorganisation liés à des formations présentielles en longues sessions sur plusieurs jours peuvent également être atténués.
Les entreprises confirment qu’en matière de réduction des coûts, la promesse est tenue : selon le Baromètre annuel du Digital Learning 2017 (1), 72% des entreprises confirment que le passage au Digital Learning leur a permis de faire des économies.
Réduire les coûts de formation en améliorant l’efficacité
Au-delà de son impact direct sur les coûts de formation, l’intérêt économique du Digital Learning peut se mesurer en gain d’efficacité et performance des équipes. Par exemple, en cas de déploiement d’une nouvelle offre commerciale – lancement de produit ou autre – le e-Learning permet de former plus rapidement l’ensemble des salariés, au niveau national comme à l’international. Les pertes liées à des ventes non réalisées par manque de compétence peuvent ainsi être limitées.
Le seul objectif de l’entreprise ne doit donc pas être de réduire ses coûts de formation. L’efficacité et donc la rentabilité de ses programmes de formation doit être au cœur de sa réflexion. En clair, l’entreprise doit oublier la notion de coût direct – ce qui reviendrait à considérer la formation comme une simple charge – pour s’intéresser au ROI. En gardant à l’esprit que le Digital Learning peut beaucoup apporter aux métiers (efficacité, compétence, motivation), à l’activité commerciale et donc à l’entreprise (chiffre d’affaires, mais aussi image d’efficacité et de compétence des équipes, en interne comme à l’externe).
Les entreprises semblent sensibles à ce double bénéfice – réduction des coûts, accroissement de l’efficacité – puisque dans le Baromètre e-Learning 2018 de l’Afinef (2) (Association Française des Industriels du Numérique de l’Education et de la Formation), les entreprises interrogées sur leurs motivations pour déployer le e-Learning sont,
- 63% à évoquer la réduction et l’optimisation des coûts de formation ;
- 56% à évoquer la qualité et l’efficacité de la formation
L’importance d’être accompagné dans son projet e-Learning
Toutefois, pas question de passer au 100 % Digital Learning. Associer présentiel et distanciel, dans une stratégie de Blended Learning, permet de maintenir le contact avec les apprenants, et générer de la cohésion au sein des équipes. Selon le baromètre Afinef 2018, 63% des entreprises interrogées envisagent d’ailleurs moins de 50 % de leurs actions de formation en e-Learning d’ici 2020.
De plus, le déploiement du Digital Learning doit être soigneusement préparé, pour éviter le risque de décevoir et de voir ses coûts exploser. Les responsables de la formation (gestion et conception) doivent être formés en amont. Et le passage du présentiel au distanciel via le Digital Learning doit être soutenu par une véritable démarche d’accompagnement du changement, pour embarquer les collaborateurs dans la stratégie Blended Learning et impulser de nouvelles façons d’apprendre. Car si le taux d’apprenants suivant les solutions de Digital Learning déployées par l’entreprise n’est pas suffisamment élevé, la rentabilité du projet peut être compromise. Et pour cela, les entreprises déploient différentes stratégies.
Les plus efficaces ? Les apprenants insistent sur le tutorat (19% affirment que la présence d’un tuteur est importante pour finir une formation) (3). Les entreprises, elles, ont tout à gagner à se faire accompagner par un expert en la matière.
